(ADMINISTRASI UPAH
DAN GAJI)
MATA KULIAH
PENGANTAR BISNIS
Kata Pengantar
Dengan memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Tuhan
Yang Maha Esa, karena atas berkat dan limpahan rahmatnyalah maka kami telah
menyelesaikan sebuah makalah dengan semaksimal mungkin.
Tidak lupa juga kami
mengucapkan terima kasih kepada Bapak Naim M.pd, sebagai dosen
pembimbing kami yang bersedia meluangkan waktunya untuk mebimbing kami.
Berikut ini kami mempersembahkan sebuah makalah dengan
judul "Pengertian Administrasi Upah dan Gaji",
kami berharap dengan selesainya makalah ini dapat
memeberi manfaat yang sebesar-besarnya kepada kita dalam belajar, khususnya
mata kuliah Pengantar Bisnis.
Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih mengandung
banyak kekurangan. Oleh karena itu penyusun terlebih dahulu meminta maaf dan
pemakluman apabila ada salah tulis kata maupun kalimat.
Malang,
13 Maret 2013
kelompok
BAB I
·
Latar belakang
Manufaktur adalah suatu cabang industri yang
mengaplikasikan peralatan
dan suatu medium proses
untuk transformasi bahan mentah
menjadi barang jadi
untuk dijual. Upaya ini melibatkan semua proses antara yang dibutuhkan untuk
produksi dan integrasi komponen-komponen suatu produk. Beberapa industri,
seperti produsen semikonduktor dan baja, juga menggunakan
istilah fabrikasi atau pabrikasi. Sektor manufaktur sangat erat
terkait dengan rekayasa
atau teknik.
Seringkali dikatakan
bahwa jasa memiliki karakteristik unik yang membedakannya dari barang atau
produk –produk manufaktur.
Empat karakteristik yang paling sering dijumpai dalam
jasa dan pembeda dari barang pada umumnya adalah :
·
Tidak berwujud
·
Heteregonitas
·
Tidak dapat dipisahkan
·
Tidak tahan lama
Jasa tidak mungkin disimpan dalam persediaan. Artinya,
jasa tidak bisa disimpan, dijual kembali kepada orang lain, atau dikembalikan
kepada produsen jasa dimana ia membeli jasa.
Bisnis Jasa
Contoh dari
bisnis jasa yang perkembangannya cukup pesat adalah:
·
Bisnis jasa: konsultan, keuangan, perbankan
·
Perdagangan jasa: eceran, pemeliharaan dan perbaikan
·
Jasa infrastruktur: komunikasi, transportasi
·
Jasa personal/sosial: restoran, perawatan kesehatan
·
Administrasi umum: pendidikan, pemerintah.
Perdagangan atau
perniagaan adalah kegiatan tukar menukar barang atau jasa atau keduanya. Pada
masa awal sebelum uang ditemukan, tukar menukar barang dinamakan barter yaitu
menukar barang dengan barang. Pada masa modern perdagangan dilakukan dengan
penukaran uang. Setiap barang dinilai dengan sejumlah uang. Pembeli akan
menukar barang atau jasa dengan sejumlah uang yang diinginkan penjual.
·
Rumusan masalah
1.Pengertian
administrasi dan macam administrasi?
2.Cara
mengelolah administrasi upah dan gaji?
·
Manfaat
1.Mengetahui
pengertian administrasi.
2.Mengetahui
pembagian cara mengelolah administrasi upah dan gaji.
·
Tujuan
Memberikan
wawasan yang luas kepada mahasiswa khususnya mahasiswa pendidikan ekonomi
angkatan 2012 tentang pengertian administrasi upah dan gaji sehingga dapat
memiliki ilmu tentang perusahaan manufaktur serta dapat diterapkan ketika sudah
terjun dalam dunia kerja.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian adminstrasi dan
macam administrasi
Secara umum pengertian
administrasi dikenal sebagai suatu kegiatan serta usaha yang
berhubungan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan guna menuju pada sebuah maksud
atau tujuan. Sementara, pengertian administrasi secara sempit yaitu suatu
aktivitas yang meliputi proses pencatatan, pengiriman surat, pembukuan ringan
termasuk didalamnya meliputi proses pengetikan agenda serta berbagai macam aktivitas
lain yang berhubungan dengan masalah teknis ketatausahaan.
Asal usul kata atau etimologi dari administrasi sendiri bermula dari
bahasa latin. Administrasi tersusun dari dua suku kata latin yaitu ad serta
ministrate. Kedua kata tersebut diartikan sebagai jasa atau bantuan. Dalam
bahasa Inggris, dikenal dengan istilah administration yang sama artinya dengan
to serve artinya adalah melayani dengan cara yang paling baik.
Soewarno Handayaningrat pun memberikan sebuah definisi mengenai kata
administrasi dalam arti sempit. Menurutnya, asal mula kata administrasi adalah
administratie yang merupakan bahasa Belanda. Menurutnya, administrasi adalah
sebuah kegiatan ketatausahaan yang didalamnya diwarnai kegiatan yang mampu
menyediakan informasi dan mempermudah seseorang untuk mendapatkan sebuah
informasi yang diperlukan.
Sementara itu, terdapat beberapa definisi mengenai pengertian
administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie, administrasi diartikan
sebagia sebuah rangkaian aktivitas yang dilakukan oleh sekelompok orang pada
sebuah kerjasama guna mendapatkan sebuah tujuan.
Pengertian adminitrasi dalam arti luas lain adalah semua kegiatan yang
memiliki unsur pokok sama, yakni adanya aktivitas tertentu serta terdapatnya
manusia yang melakukan kerjasama dalam meraih tujuan yang sudah ditetapkan
sebelumnya.
Dari dua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengertian
administrasi dalam arti luas adalah seluruh rangkaian kerjasama antara dua
orang atau lebih untuk meraih sebuah tujuan dengan menggunakan fasilitas
tertentu yang digunakan serta mampu mencapai target yang sudah ditetapkan.
Sondang P Siagian, seorang ahli administrasi menyebutkan sebuah definisi
lain mengenai kata administrasi tersebut. Menurutnya, administrasi diartikan
sebagai rangkaian proses kerjasama antara dua pihak atau lebih dengan dasar
rasionalitas tertentu guna meraih tujuan yang sudah dirancang sebelumnya.
Dengan beberapa macam definisi tersebut, dapat ditarik sebuah kesamaan
mengenai ciri-ciri administrasi. Yang pertama, administrasi merupakan sebuah
aktivitas yang dalam prosesnya membutuhkan keterlibatan dua orang atau lebih.
Selain itu, kerjasama merupakan hal yang mutlak harus ada dalam proses
administrasi. Hal ini sekaligus sebagai ciri yang kedua dari administrasi.
Ciri yang ketiga, dalam sebuah administrasi didalamnya berisi mengenai
sebuah kegiatan atau usaha untuk melakukan sesuatu. Ciri keempat adalah,
terdapatnya proses pembimbingan atau pembelajaran untuk melaksanakan
administrasi tersebut. Dan sebagai ciri terakhir administrasi adalah adanya
tujuan yang sudah ditetapkan untuk diraih.
2.2. Perkembangan
Administrasi
Secara umum, perkembangan administrasi ini dibagi ke dalam tiga masa.
Yang pertama adalah administrasi yang terjadi pada masa pra sejarah, yaitu
sebuah masa dimana manusia belum mengenal tulisan. Sedangkan fase kedua adalah
fase sejarah yang dimulai dari perkembangan gereja katholik Roma. Sementara
fase ketiga adalah fase modern, yang ditandai adanya pemikiran ilmiah dari para
ilmuwan.
Pada masa prasejarah,
perkembangan administrasi berlangsung dalam enam masa peradaban. Dimulai dari
peradaban Mesopotamia yang dilanjutkan dengan masa pada jaman peradaban
Babilonia.
Pasca masa Babilonia tersebut, berlanjut kepada amsa
Mesir kuno, Tiongkok Kuno dan Romawi Kuno. Dan fase prasejarah dari
administrasi ini berakhir pada masa Yunani Kuno. Ketika peradaban Yunani Kuno
ini berlangsung hingga tahun 1 Masehi, administrasi mulai mengalami pergerseran
masuk ke fase sejarah.
Ketika memasuki fase sejarah, perkembangan terbesar
administrasi bermula dari kawasan Roma, Italia. Di sini, gereja Katholik Roma
merupakan pihak yang memiliki peran besar pada perkembangan teori administrasi
serta manajemen. Selain itu, di dunia muncul tiga kelompok sarjana yang
memiliki persepsi yang sama terhadap konsep administrasi tersebut. ketiga
kelompok sarjana tersebut adalah :
·
Kelompok Kameralisten yang berada di Jerman serta
Austria
·
Kelompok Merkantilizen yang berasal dari Inggris
·
Kelompok Fisiokraten yang terdapat di kawasan Prancis.
Sementara itu, pada fase modern konsep administrasi
ini diwarnai dengan munculnya Gerakan Manajemen Ilmiah. Pelopor dari gerakan
ini adalah Frederich W. Taylor yang muncul pada tahun 1886 di Amerika Serikat.
Dari fase modern inilah, konsep administrasi mulai
masuk ke dalam beberapa tahap perkembangan ilmu administrasi. Ada empat tahap
yang menjadi bagian perkembangan ilmu administrasi yaitu :
·
Tahap Survival yang berlangsung sejak 1886 hingga
1930. Tahap ini diwarnai kemunculan Gerakan Manajemen Ilmiah yang dikemukakan
oleh FW. Taylor tersebut.
·
Tahap Konsolidasi serta penyempurnaan yang berlangsung
dari tahun 1930 hingga 1945. Pada masa ini, beberapa ahli mulai menyatukan visi
dan menyamakan pandangan mereka mengenai konsep administrasi.
·
Tahap Human Relation. Masa ini mulai berlangsung pada
1945-1959, yang merupakan masa dimana administrasi modern mulai diperkenalkan
pada masyarakat dan menjadi sebuah sistem baru untuk menciptakan ketertiban
dalam setiap kegiatan manusia.
·
Tahap Behaviouralisme. Tahap yang terjadi sejak tahun
1959 hingga sekarang ini merupakan masa dimana administrasi sudah menjadi
sebuah perilaku dalam kehidupan manusia. Dengan demikian, manusia akan memiliki
ketertiban pada setiap aspek kehidupan dan mudah untuk mendapatkan informasi
yang diperlukan.
2.3.Jenis Administrasi
Dalam
perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang
disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis
administrasi tersebut antara lain:
2.3.1. Administrasi Publik
Dalam administrasi
publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam sebuah negara.
Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif.
Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara
tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan
publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.
Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini
adalah gagasan dari sebuah essai yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya
Intoduction To Study Administration. Dalam pelaksanaannya, administrasi publik
ini akan selalu berhubungan dengan birokrasi, temasuk pada peraturan dan
pelaksana peraturan tersebut.
2.3.2. Administrasi Pembangunan
Merupakan sistem
administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah.
Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada
suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca
perang dunia II. Dimana pada masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah
sistem untuk bisa menciptakan pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya
perang yang melibatkan hampir semua negara yang ada di dunia.
Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana
Marshall dari Amerika, merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep
administrasi pembangunan ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari
negara yang memenangkan peperangan untuk membantu negara yang hancur dan
mengalami kekalahan pada masa perang dunia II tersebut.
2.3.3. Administrasi Lingkungan
Merupakan sebuah
rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat yang tujuannya
untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas
manusia dan lingkungan.
Pengertian Administrasi Menurut Beberapa Ahli
Bila Anda browsing dan
masuk ke salah satu situs, seperti situs lowongan kerja atau situs yang dibuat
khusus oleh suatu produk, Anda dapat dengan mudah menemukan admin di
sisi sebelah kanan atau kiri atas dalam tampilannya.
Admin di sini adalah kependekan dari administrasi,
yaitu orang-orang yang berada di balik layar / administrator. Bertugas melayani
dan mengarahkan pengunjung situs yang bertanya atau menemui kesulitan dalam
menjelajahi situs tersebut. Tahukah Anda pengertian administrasi?
Administrare, dalam bahasa Latin, memiliki dua pengertian. Ad berarti
'intensif' dan ministrare berarti 'melayani atau mengatur'.
Secara umum, pengertian administrasi mengacu pada suatu kegiatan mengatur dan
membantu sebagai bagian dari organisasi tertentu dan untuk tujuan tertentu
secara berkala.
Namun, menurut beberapa ahli, administrasi memiliki
pengertian yang lebih khusus lagi. Seperti kata Leonard D.White, administrasi
adalah suatu proses yang umum dalam semua usaha-usaha suatu kelompok baik dalam
usaha umum atau pribadi.
Dalam pengertian tata usaha, seperti dikemukakan oleh
Munawardi Reksohadiprawiro, administrasi adalah tata usaha yang mencakup setiap
pengaturan yang cepat dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara
tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan
timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya.
Administrasi sebagai Bagian Ilmu Sosial
Pengertian mendasar
administrasi menurut Sondang .P Siagian, penulis buku Administrasi
Pembangunan, adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia
atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
Administrasi meliputi orang-orang yang saling
berinteraksi dalam suatu kegiatan bersama yang dihadapkan pada sejumlah data
dan fakta yang menyangkut organisasi atau lembaga tempat mereka bernanung.
Terjadinya interaksi tersebut akibat suatu kebutuhan
utama antarsesama, yaitu komunikasi, agar tujuan administrasi tentang hal
pengaturan data yang sistemik bisa berjalan dengan lancar dan sesuai target.
Seperti yang biasa Anda lihat di kantor-kantor, di
mana sejumlah pegawai administrasi melakukan kerja satu tim untuk dapat
menyelesaikan suatu tugas tertentu yang menjadi tanggung jawabnya.
Kegiatan mereka biasa disebut clerical works,
yaitu pekerjaan seperti mencatat, mengetik, mencetak, dan menggandakan.
Kegiatan perkantoran seperti itu bisa terjadi karena ada instruksi dari bagian
lain yang sudah merencanakan. Kemudian, mengorganisasi dan akhirnya sampai pada
bagian administrasi yang melaksanakan serta bagian lain yang sejajar dengan
kualifikasi kerja tertentu.
Administrasi sendiri adalah bagian dari manajemen yang
mengatur keseluruhan fungsi organisasi.
2.4.Jenis Kerja Administrasi
Pengertian
administrasi meliputi jenis -jenis kerjanya secara riil maksudnya hasil
kerjanya bisa di lihat dan bisa pakai untuk menentukan kebijaksanaan
organisasi. Berikut ini merupakan jenis-jenis kerja administrasi yang mungkin
sudah Anda kuasai, antara lain :
2.4.1. Akuntansi / Keuangan
Salah satu kerja
administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian
kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan
perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non
profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.
Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan
keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit. Sangat riskan kalau sebuah
organisasi tanpa ada laporan keuangan, apalagi organisasi profit, bisa-bisa
terjadi penyalahgunaan uang.
Akutansi merupakan disiplin ilmu yang mempelajari
bagaimana cara menyusun keuangan yang benar. Ilmu akutansi dipelajari sebagai
bagian dari ilmu ekonomi keuangan, dan ilmu akutansi menjadi pelajaran wajib di
fakultas ekonomi.
Orang yang memiliki keahlian dibidang akutansi dan sudah
lulus dari pendidikan profesi akutansi disebut akuntan. Ilmu akutansi
dasar bisa dipelajari di luar pendidikan formal, banyak lembaga pendidikan non
formal yang menawarkan pendidikan kilat akutansi dasar kepada masyarakat umum.
2.4.2. Laporan Penjualan
Laporan penjualan
merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan
penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan
sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat
bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat
berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.
2.4.3. Inventori
Salah satu jenis
kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat
laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan.
Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan
kapan yang dikeluarkan.
Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus
dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa
stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran
bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di
gudang.
2.4.4. Rekam Medis
Rekam medis merupakan
salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit,
maupun klenik kesehatan. Melakukan kerja rekam medis tak sembarang orang
bisa mengerjakan, hanya tenaga ahli yang memiliki sertifikasi medis dan
pengetahuan dibidang rekam medis.
Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit
pasien kedalam sebuah lembar laporan, selain mencatat riwayat pengobatan pasien
untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai
pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak
lagi. Yang berhak membaca rekam medis adalah dokter, dan perawat. Rekam medis
merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik
pengobatan
2.5.Administrasi upah dan gaji
A Kompensasi
Kompensasi adalah seluruh imbalan yang diterima
karyawan atas hasil kerja karyawan tersebut pada organisasi. Kompensasi bisa
berupa fisik maupun non fisik dan harus dihitung dan diberikan kepada karyawan
sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikannya kepada organisasi /
perusahaan tempat ia bekerja.
B Teori Upah
Teori tentang
pembentukan harga (pricing) dan pendayagunaan input (employment)
disebut teori produktivitas marginal (marginal productivity theory),
lazim juga disebut teori upah (wage theory). Produktivitas marginal
tidak terpaku semata-mata pada sisi permintaan (demand side) dari pasar
tenaga kerja saja. Suatu perusahaan kompetitif yang membeli tenaga kerja di
suatu pasat kompetitif sempurna akan menyerap tenaga kerja sampai ke suatu
titik dimana tingkat upah sama dengan nilai produk marginal (VMP).
C Metode pembayaran gaji / upah
Metode pembayaran dapat dibagi menjadi tiga, yaitu :
·
Menurut waktu lamanya mereka bekerja
Dalam sistem ini pekerja dibayar menurut jumlah waktu
yang digunakan untuk bekerja, biasanya dalam bentuk pembayaran harian, mingguan
atau bulanan.
·
Menurut output atau prestasi yang mereka berikan
Metode kompensasi atau pembayaran yang didasarkan atas
output, biasanya dapat dianggap sebagai bentuk-bentuk insentif daripada
kompensasi
·
Kombinasi dari keduanya
Banyak metode-metode tentang pembayaran upah yang
dikemukakan oleh para ahli, tetapi pada prinsipnya mempunyai tujuan yang sama
yaitu agar dapat memberikan kepuasan pada kedua belah pihak yaitu baik
pegawainya maupun organisasi tempat pegawai itu bekerja. Bagi organisasi dia
dapat mencapai sasaran-sasarannya dengan metode pembayaran yang digunakan,
sedangkan bagi pegawainya dia dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhannya terutama
kebutuhan pokoknya.
Jika sulit untuk menentukan metode mana yang paling baik karena semua
metode yang ada
adalah baik dan mempunyai tujuan yang sama tergantung kondisi organisasi
dan tujuan manajemennya masing- masing.
2.6.MENGELOLA ADMINISTRASI GAJI DAN UPAH
Dalam Perusahaan Manufaktur, pembayaran kepada
karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu Gaji dan Upah. Sistem
pnggajian dan pengupahan dalam Perusahaan Manufaktur melibatkan Departemen
Personalia dan Umum, Departemen Keuangan dan Departemen Akuntansi.
2.6.1.Departemen Personalia dan Umum
Departemen ini bertanggung jawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan
penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dan pekerjaannya, dan
penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan
upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
2.6.2.Departemen Kuangan
Departemen ini bertanggung jawab terhadap keluarnya
uang yang digunakan untuk membayar gaji dan upah / atas pelaksanaan pembayaran
gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan yang telah
dihitung, diminta dan ittapkan oleh Bagian Deprtemen Personalia dan Umum.
2.6.3. Departemen Akuntansi
Departemen ini bertanggung jawab atas pencatatan biaya
tenaga kerja dan distribusi biya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan
Harga Pokok Prouk dan penyediaan informasi guna pengawassan biaya tenaga kerja.
A. Sistem Penggajian Terdiri Dari Jaringan Prosedur
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
B. Sistem Pengupahan Terdiri Dari Jaringan Prosedur
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. Prosedur pembayaran upah
C. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau
pabrik
Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang
karyawan haus menandatangani setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat
menggunakan kartu hadir ( berupa clock card ) yang diisi secara otomatis dengan
menggunakan mesin pencatat waktu ( time record machine ).
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menetukan gaji dan upah
karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk
menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong
akibat ketidakhadiran mereka.
Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja
di perusahaan dalam jam biasa tau jam lembur ( over time ), sehingga dapat
digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau
menerima tunjangan lembur ( yang terakhir ini umumnya bertarif di atas gaji
biasa ).
D. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam Perusahaan Manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diprlukan bagi karyawanyang bekerja
I fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk
tau pesanan yang menikmati jsa karyawan tersebut.
Jika misalnya seorang kryawan pabrik hadir selama 7 jam dalam suatu hari
kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu jam kerja dalam tiap -
tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu jam kerja ini dipakai
sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang
diproduksi.
2.7.Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam rosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah
membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembutan
daftar gaji dan upah adalah surat - surat keputusan mengeni pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian kryawan, penurunan pangkat,
daftar gaji bulan sebelumnya, dan menenai ptongan PPh pasal 21 dihitung oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar yang tercantum dalam kartu
penghasilan karyawan. Potongan 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
A. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya
tenaga kerja didistribusikan kepada departemen - departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk
pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
B. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini melibatkan Fungsi Akuntansi dan
Fungsi Keuangan. Fungsi Akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada
Fungsi Keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
Keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank kemudian memasukkan ke
amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop
gaji dan upah biasanya dilakukan oleh Juru Bayar ( pay master )
C. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yagn dibutuhkan oleh Manajemen dari kegiatan
penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yagn ditrima etiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu.
4. Rincian unsure biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan
setiap pusat petanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
D. Dokumen Yang Digunakan
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini umumnya dikelurkan oleh Fungsi Kepegawaian
berupa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
misalnya surat keputusan pengangktan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan
tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (
skorsing ), pemindahan, dan lain sebagainya.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakn oleh Fungsi Pencatat Waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hdir kryawan ini
dapat berupa daftarhadir biasa, dapat pula berbentuk krtu hadir yagn diisi
dengan mesin pencatat waktu.
3.Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh Mandor Pabrik dan diserahkan ke Fungsi Pembuat Daftar
Gaji dan Upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum
digunakn untuk distribusi biaya upah langsung kepada setipa jenis produk atau
pesanan
Setelah telah disebutkan di atas, catatan waktu jam kerja ini hanya
diprlukan dalam perusahaan yang prouksinya berdasarkan pesanan. Dalam
perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk
setiap pesanan yang diproduksi.
Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan
pekerjaan yang sama dari hari ke hari, ehingga tidak diperlukan data untuk
melkukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga
kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langung kepada produk yang sama.
4.Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawan, dikurangi potongan - potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan,
iuran untuk organisasi kryawan, dan lain sebagainya.\
5.Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per
departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan
upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Fungsi Akuntansi Biaya dengan
dasar rkap daftar gaji dan upah.
6.Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan
Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang
terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai
catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima
setiap karyawan beseta berbagai potongan yang menjdi beban setiap karyawan.
7.Amplop Gaji dan Upa
Uang gaji dan upah kryawan diserahkan kepada setap
karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah
setiap kryawan ini berisi informasi mengenai nama karyawa, nomor identifiksai
karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluran yang dibuat
oleh Fungsi Akuntansi kepada Fungsi Keuangan, berdasarkan infomasi dalam dafta
gaji dan upah yang diterima dari Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
E. Dasar Tarif Penentuan Upah Karyawan
1. Tarif Berdasarkan Jam Kerja
Jika seorang pekerja diupah berdasarkan jam kerja,
maka besarnya upah kotor yang akan dibayarkan kepada pekerja sebesar jumlah jam
kerja termasuk jam lembur dikalikan dengan tarif upah per jam kerja.
Upah Kotor = Jumlah Jam Kerja x Tarif Per Jam
2.Tarif Berdasarkan Per Unit Produksi
Apabila perusahaan menggunakan tarif berdasarkn unit
prouksi yang dihasilkan, maka upah kotor yang akan diterima oleh ekerja adalah
sebesar unit produksi yang dihasilkan oleh masing - masing pekerja kalikan
dengan tarif upah per unit.
Upah Kotor = Unit Dihasilkn x Tarif Per Unit
3.Tarif Berdasarkan Insentif
Pada beberapa perusahaan, seringkali untuk merangsang
agar para pekerja lebih prouktif perusahn mengambil kebijakan untuk memberikan
insentif. Pada dasar ini upah kotor akan dibyrkan sebesar upah standar dtambah
dengan jumlah standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Misalnya
ditentukan jumlah produksi standar per pekerja sebesar 500 unit per hari ( 7
jam kerja ) dengan tarif per jam kerja Rp. 1.200,- dan akan mendapatkan insentif
Rp. 50,- per unit produk kelebihannya dari standar. Bila Dauz pada suatu hari
mampu menghasilkan 550 unit, maka upah Dauz hari itu sebesar :
Upah Normal = 7 x Rp. 1.200,- = Rp. 8.400,-
Insentif = ( 500 - 500 ) x Rp. 50,- = Rp. 2.500,- +
Total = Rp. 10. 900,-
F. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
1. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum
digunakan untuk mencatat distribusi tenaga kerja ke dalam setiap departemen
dalam prusahaan.
2.Kartu Harga Pokok Produk
Catatan Ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3.Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga
kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening enga
debit lebar ( wide debit ledger ).
4.Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan
berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi
beban setiap karyawan
Disamping itu, kartu penghasilan kaywan ini digunakan sebagai tanda
terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh
karyawan yang bersangkutan.Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan kryawan
ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga
rahasia pengahsilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain.
G. Fungsi Yang Terkait
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, mebuat
surat karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2.Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern
yang baik mensyaratkan Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Karyawan tidak boleh
dlaksanakan oleh Fungsi Operasi atau Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
3.Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dftar gaji
dan upah yang berisi pengahasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan
upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
kepada Fungsi Akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai
dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
a. Bagian Utang
Bagian ini memegang Fungsi Pencatat Uang yang dalam
sistem akuntansii
penggajian dan pengupahan betanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan
upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada
Fungsii Pembayar Gaji dan Upahuntuk membayarkan gaji dan
upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah
tersebut.
b. Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang Fungsi Akuntansi Biaya yang dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan betanggung jawab untuk mencatat
distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan
rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung
pabrik ).
c. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang Fungsi Pencatat Jurnal yang
bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
5.Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimsukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan,
untuk selanjutnya dibagikan kepda kryawan yang berhak
B. Penyusunan Daftar Gaji dan Upah
Dalam Perusahaan” besar pada umunya mempunyai departemen khusus yang bertugas mengusrus
administrasi gaji dan upah pegawai. Bagian administrasi gaji dan upah bertugas
antara lain : mencatat penggolongan tugas, tarif upah untuk setiap peawai,
jumlah jam kerja / hari kerja setiap
pegawai, menghitung upah yang harus dibayar, mengatur pemotongan upah, membuat
surat pernyataan upah untuk setiap pegawai yang memuat data upah kotor,
potongan” termasuk PPh 21, dan jumlah
bersih yang harus diterima pegawai yang bersangkutan.
Daftar gaji dan upah dibuat tiap akhir periode tertentu, bergantung
kepada sistem pengupahan yang digunakan misal harian, mingguan, atau bulanan.
Daftar upah disusun berdasar data kartu jam hadir dan kartu tugas pegawai
setelah data pada kedua kartu dicocokan. Daftar ini menginformasikan mengenai
gaji dan upah kotor tiap pegawai, potongan, serta gaji bersih yang harus
diterima.
Berikut adalah salah satu contoh bentuk Daftar upah karyawan CV Spectrum
yang disusun untuk bulan Mei 2002 :
CV. SPECTRUM
DAFTAR GAJI &
UPAH
Per 31 Mei 2002
Nama
|
Jumlah Jam Kerja
|
Tarif Upah
|
Upah Kotor
|
Potongan
|
Upah Bersih
|
PPh Ps 21
|
Pinjaman
|
A
|
192
|
3.500
|
672.000
|
9.600
|
25.000
|
637.400
|
B
|
180
|
3.000
|
540.000
|
3.000
|
-
|
537.000
|
C
|
186
|
3.000
|
558.000
|
3.900
|
-
|
554.100
|
D
|
190
|
3.500
|
665.000
|
9.200
|
25.000
|
630.800
|
E
|
198
|
4.000
|
792.000
|
15.600
|
50.000
|
726.400
|
F
|
196
|
3.500
|
686.000
|
10.300
|
-
|
675.700
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL
|
1.142
|
|
3.913.000
|
51.600
|
100.000
|
3.761.400
|
|
|
|
|
|
|
|
Data daftar upah
diatas menunjukkan informasi sbb :
a) Upah kotor ( bruto ) karyawan bag.
Produksi pada bulan Mei 2002 berjumlah Rp 3.913.000,- Jumlah tersebut merupakan
biaya tenaga kerja langsung
b) PPh pasal 21 untuk bulan Mei 2002
berjumlah Rp 51.600,- . Jumlah tersebut adalah tanggungan karyawan sebagai
Wajib Pajak. Pelaksanaannya dilakukan melalui pemotongan gaji/upah oleh
perusahaan sebagai pemberi kerja. Oleh karena itu bagi Perusahaan merupakan
hutang kepada Kas Negara.
c)
Pinjaman karyawan dari perusahaan yang dibayar melalui pemotongan upah pada
bulan Mei 2002 berjumlah Rp 100.000. Jumlah tersebut merupakan pengurangan
piutang perusahaan pada karyawan.
d)
SUpah tenaga kerja langsung untuk bulan Mei 2002 yang harus dibayr kepada
karyawan bagian produksi berjumlah Rp 3.761.400. Jumlah tersebut adalah hutang perusahaan kepada karyawan. Oleh
karena itu, prosedur penghitungan dan pencatatan biaya tenaga kerja langsung
melibatkan bagian Hutang.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
perusahaan manufaktur secara umum adalah perusahaan
yang kegiatan nya mengolah bahan mentah (bahan baku) menjadi barang jadi yang
siap untuk digunakan oleh masyarakat. perusahaan manufaktur sangat berhubungan
dengan fitur teknologi dan teknik rekayasa dalam melakukan proses pengolahan
bahan baku. Sebuah perusahaan manufaktur (sebelumnya pabrikan) atau factory
plantation adalah sekumpulan bangunan industri, atau lebih umum sebuah
kompleks yang memiliki beberapa bangunan, di mana para pekerja memproduksi barang
atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain.
Kebanyakan manufaktur modern memiliki gudang besar atau gudang-seperti
fasilitas yang berisi peralatan berat yang digunakan untuk lini perakitan dan
produksi. Biasanya, perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala
sumber daya: buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk
yang berkualitas.
Di Indonesia sendiri telah banyak
perusahaan-perusahaan manufaktur yang berdiri dengan keunggulan masing-masing.
Tidak sedikit pula yang kemudian meraih kesusksesan bahkan menjadi yang
terbesar di Indonesia. Salah satu contoh perusahaan manufaktur di Indonesia
adalah perusahaan Indofood. Yang kebetulan menjadi perusahaan terbesar yang
bergerak dalam bidang hulu maupun hilir
3.2 Saran
Kami menyadari
dengan adanya makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan kekeliruan, maka
dari itu kami sangat mengharapkan koreksi dan penyempurnaan, baik dari segi
penyajian maupun isinya. Karenanya bila ada masukan, kritik dan saran yang
bersifat membangun akan senantiasa kami terima dengan lapang dada
